Hoje é muito comum termos o email como a única forma de comunicação para muitas conversas e até mesmo afinações contratuais.
Afinal de contas o email é um recurso simples que facilita enormemente as comunicações. Mas traz também efeitos colaterais indesejáveis.

Já existem regras mínimas de comportamento por email para que seja diminuto a perda de tempo das pessoas, aborrecimentos, comunicação truncada, dentre outros.

O princípio básico é: correio eletrônico tem a finalidade de passar informações, de forma rápida e leve na rede, sem enfeites nem penduricalhos.
Aqui vão algumas atitudes bastante úteis para melhorar a vida de todo internauta que usa e-mail:

Identifique-se.
Se é a primeira vez que você envia email a pessoa, seja muito educado em colocar seu nome, sobrenome e de onde escreve (se for profissional fale o nome da empresa/instituição de ensino).

Use uma identificação padrão (assinatura) em txt normal.
Faça um pequeno texto a ser incluído no final de suas mensagens, com seus dados de identificação: Nome, sobrenome, email (repita o endereço) e o telefone de contato (não obrigatório). Atualmente todos programas de e-mail facilitam essa tarefa, você tem também a opção para configurar em webmail.

Frases filosóficas no final da assinatura.
As frases são muito adotadas hoje em dia, porém seria muito mais ético se colocássemos uma frase específica para cada tipo de conteúdo. Outro dia li um email de um colega avisando que uma grande companhia chinesa estava falindo devido a questões burocráticas e desordem dos empregadores, e seu email encerrava com um provérbio chinês sobre a persistência do ser humano, bem contraditório.
O ideal seria não existir a frase para assim não cair em chateações com quem lê o email.

Responda em 24 horas ou justifique-se.
Se a mensagem vai ser considerada, seja cortês e responda logo. Nem que seja “Mensagem recebida, vou verificar, aguarde contato”. Mas não passe de um dia útil, pois seu interlocutor precisa saber se a mensagem chegou ao destinatário certo e aguarda ansiosamente uma resposta. E se o que lhe mandaram não interessa, não responda nunca.
Caso não tenha respondido em 24 horas por algum motivo, justifique-se de forma rápida e gentil, pode até ser alguma coisa do gênero: “Desculpe a demora, estava ausente esses dias”.

Grosseria, palavrão, desaforo, preconceito, autopromoção, comércio: inadmissível.
Não perca seu tempo, nem desperdice os recursos tecnológicos à disposição da humanidade. Há que se ter um mínimo de elegância. Mensagens mal-educadas, propagandas não solicitadas, promoção pessoal, são muito mal vistas.
Lembre-se, email é considerada uma prova de documentação, caso seja grosseiro e preconceituoso com o outro usuário ele pode e deve processa-lo por má conduta e falta de ética (entre outros).

Certifique-se de que suas configurações para reply de mensagens estão corretas.
Os programas de e-mail têm lugares para você informar o endereço eletrônico para onde devem ser mandadas as respostas. Só preencha se o endereço de resposta for diferente do de envio.

Não seja prolixo. Diga o que quer, de forma educada, objetiva e sem muita conversa.
Não ser prolixo não significa ser monossilábico e incompleto. Não espere que o destinatário adivinhe onde você está, o que está fazendo e o que quer. Se quer alguma informação, descreva tudo que possa ser necessário para ser bem respondido.

Releia o texto antes de enviar e elimine os ataques ao vernáculo.
Todos temos pressa e email deve ser rápido e objetivo em muitas conversas. Mas mandar textos com erros graves de português, de digitação ou não, chega a pegar mal. Não custa nada dar uma revisadinha.

Use com clareza o campo de assunto (subject).
É comprovado que quanto maior o assunto/subject existe menos interesse da outra parte para a leitura. Respeite seu interlocutor, e preencha adequadamente o subject. Quem recebe muitas mensagens, antes mesmo de abri-las, precisa de uma indicação clara do conteúdo, para facilitar sua gerência de prioridades. Mensagens sem assunto, com assuntos vagos como “informação” ou com assunto incompatível com o conteúdo são indesejáveis. Também evite misturar assuntos diferentes na mesma mensagem.

Mensagem = texto.
Tanto quanto possível transmita seu recado apenas no modo texto, no corpo do e-mail. O formato html já é quase padrão entre os programas de mail, mas ainda não o é. Evite usá-lo se você quer ter certeza que sua mensagem vai ser lida.

Evite anexar arquivos na sua mensagem, mas, se necessário, explique bem o que é.
Acontece que todo mundo tem medo de vírus. E quem não tem medo dele é porque não sabe usar corretamente email e adora disparar emails do tipo spam (aqueles que não tem um contexto objetivo). Só “anexe” arquivos se absolutamente necessário, explicando bem o conteúdo e o formato. Lembre-se, tenha muito cuidado com arquivos do tipo “DOC”, “EXE”, “SCR”, “PIF”, “DLL”, “COM”, “BAT”, …, o windows (e o outlook) por padrão as escondem.

Ao responder, faça referência à mensagem recebida mas não precisa devolvê-la inteira.
O recurso de anexar a mensagem original ao texto de resposta é útil apenas para lembrar ao interlocutor o que você está respondendo. Mas não devolva todo o texto, principalmente se for longo.

Uso da língua: inglês, português, com acento, sem acento?
Não mande mensagens em português para o exterior. Se o interlocutor for brasileiro, ou português, nossa língua pode ser usada.
Lembre-se que nem todos os computadores tem um software que identifica os caracteres de acentuação. Por conta disso a acentuação pela lingua portuguesa pode até ser exinta dos emails, principalmente em emails que vão para fora do país, ou para alguem que não não seja Brasileiro.Use acentos se tiver certeza que vai dar certo.

Não GRITE.
Regra clássica. USAR MAIÚSCULAS É GRITAR. (desculpem!). Nunca use palavras com todas letras em maiúsculas.

Emoções só para os íntimos.
É interessante demonstrar seu astral através de (:-) emoticons. Mas, apenas para mensagens informais dirigidas aos íntimos. Em assuntos empresariais/profissionais, é inadmissível.

Emails para muitas pessoas, ou grupos.
Lembre-se que muitas pessoas estão recebendo o mesmo conteúdo, então quando tiver alguma coisa relacionada apenas a 1 ou 2 pessoas que não diz respeito a outras envie um email em especial para as mesmas. Assim você terá certeza que as pessoas leram a mensagem e que outras pessoas serão poupadas de um conteúdo que não as diz repeito.

Encaminhando notícias
Encaminhar noticias é sempre uma boa idéia, desde que justifique o porque daquela notícia. Apenas enviar a nota pode ser grosseiro e muitas vezes não será lido pelo interlocutor. Então antes da notícia coloque um pequeno texto com duas ou até três frases falando o porque daquela nota ter sido encaminhada.

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